Landkreis erhöht Serviceleistung für mehr Bürgernähe
Der Landkreis Dahme-Spreewald ist bemüht seine Serviceleistung für den Bürger stets zu erhöhen. Aus diesem Grund wurden im Verwaltungsgebäude im Beethovenweg in Lübben (Spreewald) ein Front-Office-Bereich sowie Kontakt- und Beratungsbüros eingerichtet. „Ziel ist es, die Behörde in zunehmendem Maße als moderne, bürgerorientierte Dienstleistungsverwaltung zu präsentieren und den Servicecharakter unserer Arbeit spürbar zu verbessern“, betonte Landrat Stephan Loge.
„Um die Nutzung des breiten Angebots der Kreisverwaltung zu intensivieren werden sukzessive an allen hierfür in Frage kommenden Verwaltungsstandorten Beratungsräume eingerichtet. So werden künftig alle Bürger, die die Verwaltung zur Klärung bzw. Bearbeitung eines Anliegens aufsuchen, von den jeweils zuständigen Sachbearbeitern empfangen. Die Verwaltung kommt also auf den Bürger zu“, informierte Loge.
Zunächst stellten die Mitarbeiter des Amtes für Jugend, Familie und Sport und des Sozialamtes ihre Tätigkeit auf die neue Verfahrensweise um. Es folgen schrittweise alle anderen, an diesem Standort untergebrachten Fachämter.
Was ändert sich damit für den Bürger?
Er muss nicht mehr den für sein Anliegen zuständigen Sachbearbeiter in dessen Büro aufsuchen, sondern wird in einem der 9, eigens dafür eingerichteten Kontakt- und Beratungsbüros im Erdgeschoss empfangen. Von hier aus haben die Mitarbeiter dank moderner Technik Zugriff auf alle für die jeweilige Fallbearbeitung erforderlichen und bereits vorliegenden Informationen.
Damit ist es möglich, dass einerseits der zweite Mitarbeiter im jeweiligen Büro seine Sachbearbeitung ungestört fortsetzen kann und zum Anderen wird das Recht des Bürgers auf Diskretion und umfänglichen Schutz seiner Privatsphäre besser gewahrt. Die Durchgangsbreite zu einem der Räume wurde so vergrößert, dass er auch von Rollstuhlfahrern aufgesucht werden kann. In mehreren Räumen bieten Spielecken die Möglichkeit, Kindern die Wartezeit zu verkürzen.
Zudem geht der Service der an der Rezeption tätigen Mitarbeiterinnen über die Begrüßung und Lenkung der Besucher hinaus. Sie reichen Formulare für alle Antragsarten aus, geben ergänzende Hinweise, nehmen Unterlagen entgegen und leiten sie der jeweiligen Stelle im Hause zu.
Im Empfangsbereich laufen die Fäden zusammen, wenn es um die Vormerkung von Beratungsräumen für terminlich geplante Gespräche geht. Sie steuern darüber hinaus die Raumnutzung für alle Gespräche ohne vorherige Terminvereinbarung. Dazu gehört natürlich auch, Besucher in den gleichfalls neu geschaffenen Wartebereich zu bitten, für den Fall, dass sich der Beginn eines Gespräches verzögert. Darüber hinaus wurden die beiden Mitarbeiterinnen am Empfang in den einzelnen Sachgebieten soweit fit gemacht, dass sie nicht nur in der Lage sind, entgegen zu nehmende Anträge auf Vollständigkeit zu prüfen, sondern auch spezifische Auskünfte, etwa zu Anspruchsvoraussetzungen für eine Leistung zu erteilen.
Damit diese Arbeitsweise möglichst störungsfrei funktioniert, wurde der Praxisbetrieb während der vergangenen Wochen bereits erprobt.